재고실사에서 실물 수량이 장부보다 적거나 많아도 곧바로 장부를 고치면 안 된다. 실제 손실일 수도 있지만, 서로 다른 시점이나 단위를 비교해 생긴 차이일 수도 있다. 비교 기준을 맞추고 기록과 계수 결과를 검토한 뒤에도 남는 항목만 조정 대상으로 삼는 편이 안전하다.
이 순서는 숫자를 맞추는 데서 끝나지 않는다. 이동 누락처럼 원래 있었던 거래를 바로잡아야 할 문제와, 확인된 재고 차이를 전기해야 할 문제를 구분하게 한다.
수량보다 먼저 비교 기준을 맞춘다
실사표와 장부를 대조하기 전에 품목코드, 단위, 보관 위치, 기준 시각이 같은지 확인한다. 박스 수량과 낱개 수량을 비교하거나, 창고 이동 전 실물과 이동 후 장부를 비교하면 실제 차이가 없어도 차이표에는 숫자가 남는다.
실사 중 입출고를 멈출 수 있으면 기준을 고정하기 쉽다. 멈출 수 없다면 기준 시각을 정하고, 그 뒤의 입고·출고·반품·이동을 별도 목록에 남긴다. 실물과 장부를 같은 시각의 수량으로 환산한 뒤에야 차이를 판단할 수 있다.
차이는 네 갈래로 확인한다
차이를 발견했다고 곧바로 분실이나 폐기로 분류하지 않는다. 아래 순서대로 원인을 좁히면 거래 정정과 재고 조정을 섞지 않을 수 있다.
- 기준 시각·단위·품목코드·로트·위치가 맞는지 확인한다. 틀린 기준으로 만든 비교표라면 다시 계산한다.
- 입출고, 반품, 폐기, 위치 이동의 전표·주문·이동 기록을 확인한다. 빠졌거나 반대로 기록된 거래는 해당 거래를 정정한다.
- 중복 계수나 누락 계수, 잘못된 위치의 계수가 없었는지 확인하고 같은 기준으로 다시 센다.
- 앞 단계를 거친 뒤에도 남는 수량만 실제 차이로 분류해 증빙과 함께 조정 후보로 올린다.
특히 위치 이동 누락은 단순 수량 조정으로 덮지 않는 편이 낫다. Microsoft Learn의 재고 분개장 문서도 위치·창고·배치 간 이전을 별도 거래로 다룬다. 조정 분개를 전기하면 수량뿐 아니라 재고 가치와 원장 거래도 바뀔 수 있다고 설명한다. 프로그램마다 화면과 회계 처리는 다르더라도, 원래 거래를 찾아 정정할 일과 승인된 차이를 조정할 일은 분리해야 한다.
재실사 결과와 조정 결정을 분리한다
재실사는 실물 수량을 다시 확인하는 단계이고, 조정은 그 차이를 장부와 가치에 반영할지 결정하는 단계다. 재실사 수량이 처음과 다르면 계수 과정부터 다시 살핀다. 두 번의 수량이 같아도 기준 시각 이후 거래가 섞이지 않았는지는 별도로 확인해야 한다.
고가 품목, 반복 차이 품목, 원인이 불명확한 품목은 다른 사람이 독립적으로 다시 세는 통제를 둘 수 있다. SAP Business One의 실사 결과 전기 문서는 여러 실사자의 결과 가운데 모두 같은 결과를 보인 품목만 전기 문서로 옮기는 선택지를 제공한다. 이는 SAP의 제품 기능이므로 모든 사업장에 의무 규칙은 아니지만, 위험이 큰 품목을 확인 전 조정하지 않는 운영 기준으로는 활용할 수 있다.
조정 후보에는 추적 가능한 기록을 붙인다
차이 항목마다 품목코드, 위치, 기준 시각, 장부수량, 1차·재실사 수량, 원인 분류, 확인한 증빙, 승인자를 남긴다. 원인 분류를 기준 오류·거래 누락·실사 오류·확인된 실제 차이·미확인처럼 서로 겹치지 않게 정해 두면 다음 실사 때 비교하기 쉽다.
미확인 차이를 임의의 사유로 확정하지 않는 것도 통제다. 승인 절차와 권한은 조직과 ERP 설정에 따라 달라진다. 예를 들어 Microsoft Learn의 재고 분개장 승인 워크플로 문서는 승인된 분개장만 전기되도록 구성할 수 있음을 안내한다. 엑셀로 관리하는 곳이라면 승인자와 승인 날짜를 실사표에 남기는 방식으로 같은 원칙을 적용할 수 있다.
마감 뒤에는 반복되는 원인을 찾는다
조정이 끝나면 차이 수량의 합계만 보지 말고 품목·위치·발생일·원인 분류별로 묶어 본다. 같은 위치에서 이동 누락이 반복되거나 특정 품목에서 재실사가 자주 필요하다면, 개별 차이보다 작업 절차의 문제일 가능성이 있다.
장부와 실물이 다를 때는 같은 기준으로 비교했는지 확인한 뒤 거래 기록을 찾고 다시 센다. 증빙과 승인을 거친 실제 차이만 조정한다. 다만 조정 권한, 재고 가치 반영, 원장 처리 방식은 사용하는 ERP와 조직의 회계 정책에 따라 정해야 한다.