메신저에 구글 드라이브 링크를 붙이기 전에는 파일 내용보다 먼저 접근 범위를 정해야 한다. 받는 사람이 몇 명으로 정해져 있다면 일반 액세스는 ‘제한됨’으로 두고 그 계정에 직접 권한을 준다. 전달받은 사람이 다시 보아도 되는 자료라면 ‘링크가 있는 모든 사용자’를 선택할 수 있다.
두 설정은 링크 주소의 모양이 아니라 열 수 있는 사람을 가르는 기준이다. Google은 ‘제한됨’을 액세스 권한이 있는 사용자만 파일을 열 수 있는 상태로, ‘링크가 있는 모든 사용자’를 링크를 가진 누구나 로그인 없이 사용할 수 있는 상태로 설명한다. 따라서 공개 링크는 전달될 수 있다는 점을 전제로, 외부에 남아도 괜찮은 자료에 쓰는 편이 안전하다.
수신자가 정해졌다면 계정별로 초대한다
파일을 선택한 뒤 공유 화면에서 이메일 주소 또는 Google 그룹을 입력하고 역할을 고른다. 뷰어는 열람만, 댓글 작성자는 댓글과 제안 추가, 편집자는 내용 수정까지 할 수 있다. 수정이 필요 없는 안내문이나 제출용 파일에는 뷰어부터 선택하는 것이 권한을 넓히지 않는 출발점이 된다.
편집자 권한은 단순히 문서를 고치는 권한보다 넓다. 기본 설정에서는 편집자가 파일을 공유하고 권한을 바꿀 수도 있으며, 소유자는 공유 설정에서 이 기능을 제한할 수 있다. 다만 편집자가 이미 내용을 복사하거나 내려받은 뒤의 이용까지 Drive 설정만으로 되돌릴 수 있는 것은 아니다.
공개 링크에서도 역할은 별도로 정한다
여러 사람에게 같은 자료를 빠르게 전달해야 한다면 공유 화면의 ‘일반 액세스’에서 ‘링크가 있는 모든 사용자’를 고른 다음 역할을 정하고 링크를 복사한다. 링크만 있으면 접근 가능한 범위가 되므로, 이 선택은 수신자 명단을 관리하는 방식과는 다르다.
뷰어와 댓글 작성자는 기본적으로 다운로드할 수 있으며, 소유자는 공유 설정에서 다운로드·인쇄·복사 옵션을 제한할 수 있다. 이 제한은 Drive, Docs, Sheets, Slides 안의 기능을 제어하는 장치다. Google도 다른 방식으로 파일 내용을 공유하는 행위까지 막을 수는 없다고 안내하므로, 민감한 원본을 링크 공유로 완전히 보호할 수 있다고 기대해서는 안 된다.
폴더에서는 상위 권한부터 확인한다
공유 폴더의 권한은 안의 파일과 하위 폴더에 상속된다. 상위 폴더에서 더 높은 권한을 받은 사람에게 개별 파일만 더 낮은 권한을 주는 방식은 사용할 수 없다. 일부 파일만 좁게 보여야 한다면 그 파일을 액세스가 제한된 전용 폴더로 옮기거나 하위 폴더를 따로 만들어 필요한 사람에게만 공유하는 편이 낫다.
폴더 권한을 줄이거나 삭제하면 그 변경은 하위 항목에도 적용된다. 다만 특정 파일에 별도로 더 높은 권한을 받은 사람이 있다면 그 파일의 높은 권한은 남을 수 있다. 공유를 닫기 전에는 파일의 공유 화면과 상위 폴더의 권한을 함께 살펴야 한다.
링크를 닫은 뒤 네 가지 경로를 확인한다
공개 링크를 중단하려면 파일 또는 폴더의 공유 화면에서 ‘일반 액세스’를 ‘제한됨’으로 바꾸고 완료한다. 이 조치는 링크를 통한 일반 접근을 막는다. 이미 이메일 주소나 그룹으로 직접 권한을 받은 사람은 별도로 남아 있을 수 있으므로, 공유 화면의 이름 옆 메뉴에서 ‘액세스 권한 삭제’를 선택해 저장해야 한다.
Docs·Sheets·Slides에서 ‘웹에 게시’를 사용했다면 일반 액세스를 ‘제한됨’으로 바꾸는 것만으로는 게시가 끝나지 않는다. Google Docs 고객센터의 웹 게시 안내에 따라 파일 메뉴의 ‘공유’에서 ‘웹에 게시’를 열고 ‘게시 중지’를 별도로 선택해야 한다.
마지막 확인은 네 경로를 나눠 진행한다. 일반 액세스가 ‘제한됨’인지 확인하고, 직접 추가한 사용자와 그룹을 정리한 뒤, 상위 폴더에서 물려받은 권한이 없는지 살핀다. 웹 게시를 지원하는 파일이라면 게시 상태도 확인해 중지한다. 한 경로에 권한이 남아 있으면 다른 설정을 닫아도 접근이 계속될 수 있다.
회사나 학교 계정에서는 관리자가 조직 밖 공유, 대상 범위, 다운로드 같은 옵션을 제한할 수 있다. 선택지가 보이지 않거나 링크가 열리지 않는다면 일반 액세스를 무작정 넓히지 말고 파일 소유자와 조직의 공유 정책부터 확인하는 편이 낫다. 공유할 때는 ‘누가 열어야 하는지’, ‘무엇을 할 수 있어야 하는지’, ‘언제 닫을지’를 함께 정하면 실수를 줄일 수 있다.