공유할 구글 스프레드시트에서 개인정보가 든 시트를 숨겼더라도, 그 파일을 그대로 보내면 안 됩니다. Google은 편집자가 숨긴 시트를 다시 표시할 수 있고, 보기 권한 사용자도 사본을 만든 뒤 숨김을 해제할 수 있다고 안내합니다. 숨기기는 화면 정리용이고 시트·범위 보호는 수정 제한용입니다. 민감한 값을 보이지 않게 하려면 그 값을 뺀 별도 공유용 파일을 만들고, 그 파일에만 필요한 사람의 접근 권한을 설정해야 합니다.
숨긴 시트가 개인정보 보호가 아닌 이유
시트 숨기기는 탭을 화면에서 보이지 않게 할 뿐, 파일 안의 데이터를 없애거나 사람별 열람 권한을 나누지 않습니다. Google의 시트 또는 범위 보호 도움말에 따르면 모든 편집자는 숨긴 시트를 다시 표시할 수 있습니다. 보기 권한 사용자도 파일 사본을 만든 뒤 숨김을 해제할 수 있습니다.
대시보드에서 계산용 탭을 감춰 화면을 단순하게 만드는 데는 쓸 만합니다. 숨긴 탭을 참조하는 수식과 차트도 계속 작동합니다. 하지만 연락처, 급여, 내부 메모처럼 상대가 보면 안 되는 값이 있다면 숨긴 탭에 둔 채 파일을 공유해서는 안 됩니다.
원하는 결과에 맞는 방법
| 원하는 결과 | 맞는 방법 | 해결되지 않는 일 |
|---|---|---|
| 탭을 덜 보이게 정리 | 시트 숨기기 | 다른 사람의 열람 차단 |
| 계산식·기준 열의 오입력 방지 | 시트 또는 범위 보호 | 데이터의 비밀 유지 |
| 특정 사람에게 민감값을 보이지 않게 하기 | 민감정보를 제외한 별도 공유용 파일 | 원본에서 탭만 숨겨 해결하기 |
보호 기능은 공동 편집 중 실수를 줄이는 용도다. Google도 보호된 시트와 범위를 보안 수단으로 쓰지 말라고 설명하며, 복사·인쇄·가져오기·내보내기 같은 경로가 남는다고 안내한다. 파일마다 다른 접근 범위가 필요하다면 Google Drive의 파일 및 폴더 공유 안내처럼 파일 단위로 공유 권한을 설정하는 편이 맞다.
외부 공유용 파일을 만드는 순서
- 개인정보와 내부 원본 탭이 든 원본은 제한 공유로 유지한다.
- 외부에 보여도 되는 행·열·탭만 새 파일에 담는다. 원본에서 탭을 다시 숨겨 보내는 방식은 쓰지 않는다.
- 새 파일에서 실제로 보이는 표, 수식 결과, 차트에 민감한 값이 남지 않았는지 확인한다. 값이 다시 표시된다면 그 파일은 공유용이 아니다.
- 원본에 넓은 권한이 있는 폴더와 공유용 파일의 위치를 함께 확인한다. 상위 폴더에서 받은 더 높은 권한은 개별 파일에서 낮출 수 없을 수 있다.
- 받는 사람의 범위와 뷰어·댓글 작성자·편집자 중 필요한 역할만 정해 공유한다. 가능하면 제한된 권한의 계정이나 파일 사본에서 공유용 파일만 열어, 받는 쪽에 보이는 내용이 의도한 범위인지 다시 확인한다.
점검 기준은 탭을 숨겼는지가 아니라 공유할 파일에 무엇이 실제로 들어 있는지다. 숨긴 탭이 없어도 수식 결과나 차트에 개인별 값이 드러나면 공유하면 안 된다. 이름이 지정된 범위처럼 공유용 파일에 남아 있을 필요가 없는 설정도 함께 살핀다.
보호 범위를 써도 되는 경우
여러 사람이 같은 업무표를 편집하되 계산식이나 기준 열을 바꾸지 못하게 하려면 보호 범위를 쓴다. 이때 목적은 오입력 방지다. 입력값 자체를 제한해야 한다면 공유 스프레드시트의 드롭다운에서 경고와 입력 거부를 나누는 기준도 참고할 수 있다.
외부 협업자에게 원본의 일부만 보여야 한다면 보호 범위와 숨기기를 겹쳐도 열람 차단이 되지 않는다. 원본은 내부 공유로 두고 필요한 결과만 새 파일로 전달한다. 공유한 파일에서 동료 화면을 바꾸지 않고 개인적으로 정렬·필터하는 방법은 공유 스프레드시트에서 동료 화면 안 바꾸고 나만 정렬하는 방법에서 이어서 다룬다.